Support › Overstappen
Overstappen
Van een ander boekhoudpakket naar Helderkas: welke exports je nodig hebt en hoe je ze inleest.
Zo stap je over
Kom je van een ander boekhoudpakket? Kies een startdatum, bij voorkeur het begin van een kwartaal of jaar, zoals 1 januari 2027. Alles van vóór die datum blijft in je oude pakket; vanaf die datum werk je in Helderkas.
Onder Meer → Overstappen haal je je gegevens uit je oude pakket binnen:
- Contacten importeren
- Facturen importeren (verstuurde facturen vanaf de startdatum)
- Bankafschrift inlezen (daarmee maak je de bonnetjes aan)
Onder Meer → Beginstand zet je daarna je startpunt klaar: handelsnamen en nummering, bezittingen, facturen die op de startdatum nog openstonden, je producten en diensten, en je beginbalans. Een vinkje laat zien wat al klaar is.
Welke export heb je nodig?
Maak in je oude pakket deze exports, en zet ze in iCloud Drive of Bestanden:
| 1 | Contacten als Excel-bestand (.xlsx), één contact per rij. |
| 2 | Verkoopfacturen als ZIP met UBL-bestanden (e-facturen, .xml). Zit er ook een Excel-overzicht van de facturen in de ZIP, dan komt de betaalstatus mee. |
| 3 | Je bankafschrift vanaf de startdatum, als PDF, Excel of CSV. Daarmee maak je in één keer de bonnetjes aan. |
| 4 | Een lijst met openstaande facturen op de startdatum. Die neem je over met de hand. |
| 5 | Een lijst met bezittingen met de boekwaarde op de startdatum. |
Je hoeft niets uit te pakken of om te zetten. Bijna elk pakket kan facturen als UBL exporteren; zoek naar UBL of e-factuur bij het exporteren.
Contacten importeren
Begin met je contacten, want facturen worden aan je klanten gekoppeld. Ga naar Meer → Overstappen → Contacten importeren en kies Uit Excel, of tik in Contacten op +. Het land van elke klant is belangrijk: daarmee kiest Helderkas het juiste btw-tarief en de btw-tekst op de factuur. Wie er al staat, wordt overgeslagen. Meer bij Contacten.
Facturen importeren
- Ga naar Meer → Overstappen → Facturen importeren, of kies bij Facturen de knop Importeren.
- Tik op Kies de export (ZIP)… en kies het bestand.
- Kies bij welke handelsnaam de facturen horen en welke facturen je meeneemt.
- Tik op Importeer.
De facturen houden hun eigen nummer en de originele PDF, en tellen mee voor je omzet en btw. Je eigen nummering in Helderkas verandert niet. Helderkas rekent elke factuur na en waarschuwt als het bedrag anders uitkomt dan op de factuur.
Bonnetjes en inkoopfacturen
Niet elk pakket laat je je bonnetjes en inkoopfacturen in één keer downloaden. Helderkas wel: daar staan ze altijd als gewone PDF's in iCloud Drive.
Lees daarom je bankafschrift in via Meer → Overstappen → Bankafschrift inlezen, of bij Bonnetjes via +. Elke afschrijving wordt een bonnetje met datum, bedrag en leverancier. Daarna voeg je de bon toe, die je in je mail of foto's nog hebt, of deel je hem vanuit je oude pakket naar Helderkas. Meer bij Bonnetjes.
Openstaande facturen
Facturen van vóór de startdatum die nog niet betaald zijn, wil je wel blijven volgen. Voeg ze toe onder Meer → Beginstand → Openstaande facturen, met het bedrag dat nog openstond (inclusief btw).
Ze staan bij Te ontvangen, maar tellen niet mee als omzet of btw: die heb je al in je oude pakket aangegeven. Zet ze op betaald zodra het geld binnen is.
De beginbalans
Onder Meer → Beginstand → Beginbalans kies je je startjaar en vul je de stand op je startdatum in: het saldo van je zakelijke rekening en kas, leningen, rekeningen die nog betaald moesten worden en btw uit je oude pakket die nog openstond. De bedragen vind je op de balans per 31 december in je oude pakket en op je bankafschrift.
Bezittingen en openstaande facturen die je hebt overgenomen, staan er vanzelf op. Vanaf daar maakt Helderkas elk jaar je balans voor de aangifte inkomstenbelasting. Meer bij De balans.
Doornummeren
Wil je in Helderkas verdergaan met je oude factuurnummers? Pas dan onder Meer → Handelsnamen de prefix en het volgende nummer aan, vóór je je eerste factuur verstuurt.
De laatste aangifte in je oude pakket
De btw-aangifte over het laatste kwartaal vóór je startdatum doe je nog in je oude pakket. Stap je bijvoorbeeld over op 1 januari 2027, dan doe je de aangifte over het 4e kwartaal van 2026 nog daar. Houd je oude pakket daarom nog even aan, of bewaar een export: de Belastingdienst kan zeven jaar terug om je administratie vragen.
Kom je er niet uit?
Mail ons, dan helpen we je verder. Vertel er de versie van de app bij (Meer → Over Helderkas).