Support › Contacten
Contacten
Klanten en leveranciers op één plek, met de juiste btw vanzelf op je facturen.
Klanten en leveranciers
Je vindt je contacten onder Meer → Contacten. Bovenaan wissel je tussen Klanten en Leveranciers. Een contact kan allebei zijn, bijvoorbeeld een collega aan wie je factureert en van wie je ook inkoopt.
Contacten gelden voor al je handelsnamen.
Een contact toevoegen
Tik rechtsboven op + en kies:
- Nieuw contact: zelf invullen.
- Uit telefoonboek…: naam, adres, telefoon en e-mail komen uit je contacten op de iPhone.
- Importeren (Excel)…: veel contacten tegelijk, zie hieronder.
Lijkt een nieuw contact op iemand die er al staat? Dan vraagt Helderkas of het geen dubbele is.
Zakelijk of particulier
Kies bij Soort klant of het een bedrijf of een particulier is.
- Bij een bedrijf vul je de bedrijfsnaam in, en eventueel een contactpersoon.
- Bij een particulier vul je voornaam en achternaam in.
De voornaam van je contactpersoon komt in de aanhef van je mails. Bij Factuurtaal kies je Nederlands of Engels.
Btw bij klanten in het buitenland
Helderkas kiest het btw-tarief op je facturen zelf, op basis van het land en het btw-nummer van je klant:
- klant in Nederland: gewoon 21% of 9%;
- zakelijke klant in een ander EU-land, met een geldig btw-nummer: btw verlegd. Je klant betaalt de btw in zijn eigen land;
- zakelijke klant buiten de EU, zoals in het VK, de VS of Turkije: niet in Nederland belast, dus geen btw. Deze omzet hoort niet in je btw-aangifte.
Op de factuur komt dan vanzelf de verplichte tekst, in het Engels of Nederlands en waar dat kan ook in de taal van het land van je klant. Bijvoorbeeld bij een Duitse klant: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. In de offerte en de factuur zie je onder Klant in het buitenland welke tekst erop komt. Staat er per ongeluk toch 21% op een regel, dan zet Gebruik het juiste tarief het in één keer goed.
Bij het contact zie je onder Btw wat Helderkas kiest en waarom. Wijkt jouw situatie af? Zet dan Zelf tarief kiezen aan.
Let op: bij catering, evenementen en werk aan een gebouw in Nederland reken je altijd Nederlandse btw, ook aan een bedrijf uit het buitenland. Hoe dat zit, lees je bij Btw-aangifte → Klanten in het buitenland.
Contacten importeren uit Excel
Komen je klanten uit een ander pakket? Exporteer ze daar als Excel-bestand (.xlsx) en zet ze in één keer in Helderkas:
- Ga naar Meer → Overstappen → Contacten importeren en kies Uit Excel, of tik in Contacten op +. Het land van elke klant is belangrijk: daarmee kiest Helderkas het juiste btw-tarief en de btw-tekst op de factuur.
- Kies het bestand, bijvoorbeeld uit Bestanden of iCloud Drive.
- Helderkas laat zien hoeveel contacten er nieuw zijn. Wie er al staat, wordt overgeslagen.
Het bestand heeft één contact per rij, met in de eerste rij kolomnamen zoals naam of bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, land, e-mail en btw-nummer. Nederlandse en Engelse kolomnamen werken allebei.
Archiveren en verwijderen
Veeg in de lijst naar links over een contact. Een contact met facturen kun je archiveren: het verdwijnt uit de lijst, maar de facturen blijven bewaard. Je vindt het terug onder Gearchiveerd en kunt het herstellen. Een contact zonder facturen kun je ook verwijderen.
Kom je er niet uit?
Mail ons, dan helpen we je verder. Vertel er de versie van de app bij (Meer → Over Helderkas).